Betriebliche Nutzung von Zoom

/ Datenschutz im Unternehmen / Von

Über die betriebliche Nutzung von Zoom bestehen zur Zeit ganz unterschiedliche Ansichten, die von einer unbedenklichen Nutzbarkeit bis hin zum völligen Verzicht auf eine Nutzung reichen. Sollte „Zoom“ für betriebliche Zwecke genutzt werden, so ist Folgendes zu beachten:

  • Der Gastgeber eines „Zoom“-Meetings sollte mit „Zoom“ eine Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abschließen. Diese wird automatisch bei der Registrierung eines „Zoom“-Accounts geschlossen. Durch Akzeptieren der Nutzungsbedingungen werden automatisch alle unter https://zoom.us/privacy-and-legal verlinkten Dokumente in das Vertragsverhältnis einbezogen. Unter der genannten Internetadresse ist dann u.a. auch der Auftragsverarbeitungsvertrag „Global DPA“ von „Zoom“ aufgeführt, der somit in das Vertragsverhältnis einbezogen und unseres Erachtens so wirksam abgeschlossen wird.
  • Im Rahmen der Einladung zu einem Zoom-Meeting per E-Mail sollte der unter Angabe eines Links auf die entsprechenden Datenschutzerklärung hingewiesen werden. Diese sollte auf die Homepage des Gastgebers eingestellt werden.
  • Der Gastgeber eines „Zoom“-Meetings sollte dafür Sorge tragen, dass die Meetings passwortgeschützt sind, da ansonsten die Gefahr des sog. „Zoombombings“ besteht, d.h. fremde Personen können sich einfach nach dem Zufallsprinzip über Meeting-ID’s in fremde Meetings einwählen daran teilnehmen.
  • In den Grundeinstellungen sollte der Gastgeber darüber hinaus festlegen, dass der Bildschirm nur vom Host geteilt werden kann.
  • Wenn alle Meeting-Teilnehmenden da sind, sollte zudem das Meeting geschlossen werden („Lock the Meeting“), so dass keiner mehr hinzukommen kann.

Zu beachten ist, dass auch die Verwendung einer entsprechenden Verschlüsselung keinen hundertprozentigen Schutz, für die betriebliche Nutzung von Zoom bietet.  Ganz allgemein gilt bei Zoom die Devise, dass keine vertraulichen Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse geteilt werden sollten. Auch vor dem Hintergrund, das  etwaige Zugriffsbefugnisse der US-Behörden die Gefahr bergen mitgelesen zu werden.

Weiterer interessanter Artikel zum Thema: Verwendung von WhatsApp in Unternehmen.